Die Gepe group strebt nach Transparenz und einem hohen Maß an Geschäftsethik innerhalb unserer Organisation, einschließlich aller Unternehmen unserer Gruppe. Wir verpflichten uns zu den höchstmöglichen Standards an Transparenz, Ehrlichkeit und Verantwortlichkeit. Unser Ziel ist es, unseren Mitarbeitern und relevanten Dritten, die mit den Unternehmen der Gepe group zu tun haben, zu erleichtern, sich zu melden und ernsthafte Bedenken über bestimmte Aspekte der Arbeit des Unternehmens zu äußern. Diese Whistleblowing-Politik informiert Sie als Whistleblower darüber, wie wir Sie unterstützen, damit Sie Ihre Bedenken sicher äußern können und wissen, an wen Sie sich wenden und wie Sie eine Meldung machen können („Whistleblowing-Meldung„).

Darüber hinaus wird beschrieben, wie wir sicherstellen, dass die Unterstützung, die wir Ihnen gewähren, verantwortungsvoll und im Einklang mit dem Gesetz erfolgt, einschließlich der Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (die „Whistleblowing-Richtlinie„). Schließlich wird in der Richtlinie auch beschrieben, welche Rechte Sie haben und wie Sie diese ausüben können.

1. Wer kann ein Whistleblower sein?

Sie als Hinweisgeber können ein Angestellter der Gepe group oder eine Person sein, die den Status eines Selbstständigen hat, ein Aktionär oder eine Person, die dem Verwaltungs-, Management- oder Aufsichtsorgan eines Unternehmens der Gepe group angehört, sowie ein Freiwilliger und ein bezahlter oder unbezahlter Auszubildender. Sie als Hinweisgeber können auch eine Person sein, die unter der Aufsicht und Leitung von Auftragnehmern, Subunternehmern und Lieferanten von uns arbeitet.

Bitte beachten Sie, dass Sie auch dann ein Hinweisgeber sein können, wenn unser Arbeitsverhältnis bereits beendet ist oder noch nicht begonnen hat.

2. Wer ist für die Whistleblowing-Meldung zuständig?

Die Gepe Holding AG als oberste Holdinggesellschaft des Konzerns ist verantwortlich, wenn Sie eine Whistleblowing-Meldung im Sinne dieser Richtlinie machen. Als solches sind wir dafür verantwortlich, Sie zu schützen. Dazu gehört auch, dass wir Ihre Identität niemandem außer den autorisierten Personen, die Ihre Whistleblowing-Meldung erhalten, offenlegen (es sei denn, Sie stimmen ausdrücklich zu oder wir sind gesetzlich zur Offenlegung Ihrer Identität verpflichtet) und sicherstellen, dass Sie keinen Vergeltungsmaßnahmen ausgesetzt sind.

Bitte beachten Sie jedoch, dass auch Sie im Rahmen dieser Whistleblowing-Politik eine Verantwortung tragen. Wir erwarten von Ihnen, dass Sie nur Informationen und personenbezogene Daten melden, die für die Bearbeitung einer bestimmten Whistleblowing-Meldung relevant sind. Wir bitten Sie auch, keine persönlichen arbeitsbezogenen Missstände zu melden, wie z. B. zwischenmenschliche Konflikte zwischen Ihnen und anderen Mitarbeitern oder eine Entscheidung in Bezug auf Ihre Beschäftigung oder Ihr Engagement. Persönliche arbeitsbezogene Beschwerden sollten Sie bei Ihrem Vorgesetzten, Manager oder der Personalabteilung Ihres Unternehmens vorbringen. Diese Angelegenheiten können nicht im Rahmen des Whistleblowing untersucht werden.

3. Was kann in einer Whistleblowing-Meldung gemeldet werden?

Der Whistleblowing Service kann genutzt werden, um die Gepe group auf ernsthafte Risiken aufmerksam zu machen, die Einzelpersonen, unsere Unternehmen/Organisation, die Gesellschaft oder die Umwelt betreffen.

Die Verarbeitung darf sich nur auf Daten über schwerwiegende Unregelmäßigkeiten beziehen, die Folgendes betreffen:

Buchhaltung, interne Buchführungskontrollen, Rechnungsprüfungsangelegenheiten, Bekämpfung von Bestechung, Bank- und Finanzkriminalität, oder

sonstige schwerwiegende Missstände, die lebenswichtige Interessen des Unternehmens oder der Gruppe oder das Leben oder die Gesundheit einzelner Personen betreffen, wie z. B. schwere Umweltkriminalität, erhebliche Mängel in Bezug auf die Sicherheit am Arbeitsplatz und sehr schwerwiegende Formen der Diskriminierung oder Belästigung.

Eine Person, die einen Verdacht äußert, braucht keine stichhaltigen Beweise zu haben. Die absichtliche Weitergabe falscher oder böswilliger Informationen ist jedoch verboten. Der Missbrauch des Whistleblowing Dienstes ist ein schweres disziplinarisches Vergehen.

Das Whistleblowing Team kann die Annahme einer Meldung ablehnen, wenn:

– das mutmaßliche Verhalten kein meldepflichtiges Verhalten im Sinne dieser Whistleblowing-Leitlinien ist.

– die Meldung nicht in gutem Glauben erfolgt ist oder böswillig ist.

– keine ausreichenden Informationen für eine weitere Untersuchung vorliegen.

– der Gegenstand der Meldung bereits aufgeklärt wurde.

4. Wie können Sie eine Whistleblowing-Meldung einreichen?

Bei uns können Sie eine Whistleblowing-Meldung schriftlich oder mündlich oder beides einreichen. Mündliche Meldungen sind telefonisch oder über das Voice-Messaging-System möglich, und auf Ihren Wunsch hin auch durch ein persönliches Treffen mit einer der unten genannten Personen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Anliegen vorzubringen:

Alternative 1: Wenden Sie sich an einen Vorgesetzten oder Manager innerhalb unserer Organisation.

Alternative 2: Wenden Sie sich direkt an das Whistleblowing Team der Gepe group: Sven Pettersson (Group CEO), Daniela Betschart (HR Gepe Holding AG) und Sören Wilhelmsson (Externer Berater) Kontakt: wb@gepe.com

Alternative 3: Anonyme oder vertrauliche Nachrichten über den Kommunikationskanal für Whistleblower an das Whistleblowing Team. Der Dienst wird von der externen Partei Whistleblowing Solutions AB verwaltet und ist 24 Stunden am Tag verfügbar. Bitte reichen Sie eine Whistleblowing-Meldung in Whistlelink hier ein: https://gepeholdingag.whistlelink.com

Wir werden Ihnen den Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt bestätigen. Unser Whistleblowing Team wird die Kommunikation mit Ihnen aufrechterhalten und, falls erforderlich, weitere Informationen von Ihnen anfordern und Ihnen spätestens drei Monate nach der Empfangsbestätigung eine Rückmeldung geben.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Whistleblowing-Meldung anonym abzugeben. Dies hat keine Auswirkungen auf Ihre Rechte und Ihren Schutz gemäß der EU-Richtlinie über die Meldung von Missständen. Eine vollständige Anonymität kann es uns jedoch erschweren, die Angelegenheit zu untersuchen oder die von uns gewünschten Maßnahmen zu ergreifen.

Schließlich möchten wir Sie auch darauf hinweisen, dass Sie bei Schwierigkeiten oder wenn eine interne Meldung nicht angemessen wäre, eine externe Meldung an die zuständigen Behörden und gegebenenfalls an die Organe, Einrichtungen, Ämter oder Agenturen Ihres Landes oder der EU richten können.

5. Welche Rechte haben Sie?

Wir verpflichten uns, die notwendigen und angemessenen Maßnahmen zu ergreifen und aufrechtzuerhalten, um jede Form von Vergeltungsmaßnahmen gegen Sie wegen der Meldung von Missständen zu unterbinden, einschließlich der Androhung von Vergeltungsmaßnahmen und des Versuchs von Vergeltungsmaßnahmen.

Eine Person, die einen echten Verdacht oder ein echtes Misstrauen gemäß diesen Leitlinien äußert, läuft nicht Gefahr, ihren Arbeitsplatz zu verlieren oder irgendeine Form von Sanktionen oder persönlichen Nachteilen als Folge davon zu erleiden. Es spielt keine Rolle, ob der Hinweisgeber sich irrt, vorausgesetzt, er handelt in gutem Glauben.

Vorbehaltlich der Rücksichtnahme auf die Privatsphäre der Personen, gegen die Anschuldigungen erhoben wurden, und anderer Fragen der Vertraulichkeit wird ein Hinweisgeber über die Ergebnisse der Untersuchung der Anschuldigungen informiert.

In Fällen von mutmaßlichen Straftaten wird der Hinweisgeber darüber informiert, dass seine Identität während eines Gerichtsverfahrens möglicherweise offengelegt werden muss.

6. Persönliche Daten

Unser Ziel ist es, die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten stets nach bestem Wissen und Gewissen zu schützen. Das bedeutet, dass wir uns stets verpflichten, Ihre Privatsphäre zu schützen und die geltenden Rechtsvorschriften für personenbezogene Daten einzuhalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR). 

Wenn Sie eine Whistleblowing-Meldung einreichen, werden wir die darin enthaltenen personenbezogenen Daten verarbeiten, um unsere gesetzlichen Verpflichtungen, unter anderem gemäß der Whistleblowing-Richtlinie, zu erfüllen. Weitere Informationen darüber, wie die in einer Whistleblowing-Meldung enthaltenen personenbezogenen Daten verarbeitet werden, finden Sie hier. https://www.whistlelink.com/privacy-notice/

Personenbezogene Daten, die in einer Whistleblowing-Meldung und in den Untersuchungsunterlagen enthalten sind, werden nach Abschluss der Untersuchung gelöscht, es sei denn, personenbezogene Daten müssen gemäß anderen geltenden Gesetzen aufbewahrt werden. Die endgültige Löschung erfolgt 90 Tage nach Abschluss der Untersuchung. Untersuchungsunterlagen und Meldungen von Hinweisgebern, die archiviert werden, sollten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung anonymisiert werden; sie sollten keine personenbezogenen Daten enthalten, durch die Personen direkt oder indirekt identifiziert werden können.

7. Übermittlung von personenbezogenen Daten außerhalb des EWR

Die Daten werden innerhalb der EU gespeichert. Es besteht ein allgemeines Verbot der Übermittlung personenbezogener Daten aus dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), es sei denn, es werden besondere Mechanismen zum Schutz der Daten eingesetzt. Der Anwendungsbereich dieser Whistleblowing-Leitlinie umfasst nicht die mögliche Übermittlung personenbezogener Daten aus dem EWR an verbundene Unternehmen außerhalb des EWR

8. Wie können Sie uns kontaktieren?

Wenn Sie Fragen zu dieser Whistleblowing-Politik haben und/oder wissen möchten, wie Sie eine Whistleblowing-Meldung einreichen können, wenden Sie sich bitte über die folgenden Kontaktinformationen an uns:

Kontaktinformationen des Unternehmens

Gepe Holding AG
Postfach 7313
CH-6302 Zug
Schweiz

Tel: +41 (41) 711 75 88
wb@gepe.com